Les machines de mise sous pli représentent un investissement stratégique pour les entreprises qui gèrent d’importants volumes de courrier. Ces équipements automatisent les tâches fastidieuses de pliage, insertion et fermeture des enveloppes, permettant des gains considérables en termes de productivité et de coûts. Dans cet article complet, nous analyserons en détail le fonctionnement, les avantages et les critères de choix d’une machine de mise sous pli. Vous découvrirez comment cet outil peut révolutionner le traitement de votre courrier et booster l’efficacité de vos envois en masse.
Qu’est-ce qu’une machine de mise sous pli ?
Une machine de mise sous pli est un équipement bureautique conçu pour automatiser les opérations de préparation du courrier avant expédition. Elle réalise mécaniquement plusieurs étapes :
- Le pliage des documents (lettres, factures, relevés, etc.)
- L’insertion des documents pliés dans l’enveloppe
- La fermeture de l’enveloppe par humidification et scellage
Certains modèles plus sophistiqués peuvent également gérer :
- L’ajout d’encarts ou pièces jointes
- L’impression de l’adresse sur l’enveloppe
- L’affranchissement du courrier
Ces machines s’adressent principalement aux entreprises, administrations ou associations qui ont un volume important de courrier à traiter régulièrement : factures, relevés bancaires, bulletins de paie, mailings commerciaux, etc.
Les différents types de machines de mise sous pli
Il existe plusieurs catégories de machines de mise sous pli, adaptées aux différents besoins et volumes de courrier :
| Type de machine | Volume traité | Vitesse | Utilisation |
|---|---|---|---|
| Machine de bureau | Jusqu’à 1000 plis/mois | 500-1500 plis/heure | PME, petites associations |
| Machine intermédiaire | 1000-10 000 plis/mois | 1500-4000 plis/heure | Moyennes entreprises |
| Machine industrielle | Plus de 10 000 plis/mois | 4000-15 000 plis/heure | Grandes entreprises, routeurs |
Fonctionnement d’une machine de mise sous pli
Le processus de mise sous pli automatisé se déroule généralement en plusieurs étapes :
- Alimentation : Les documents à envoyer sont chargés dans un ou plusieurs bacs d’alimentation. Les enveloppes vides sont placées dans un magasin dédié.
- Pliage : Les feuilles sont acheminées vers un module de pliage qui les plie selon le format souhaité (pli simple, pli roulé, pli accordéon, etc.).
- Insertion : Les documents pliés sont insérés dans l’enveloppe ouverte.
- Fermeture : Le rabat de l’enveloppe est humidifié puis fermé et pressé pour assurer l’étanchéité.
- Éjection : L’enveloppe remplie et fermée est éjectée dans un bac de réception.
Les machines plus sophistiquées peuvent intégrer des étapes supplémentaires :
- Lecture optique de codes (OMR, BCR) pour personnaliser le contenu
- Impression de l’adresse ou d’un code datamatrix
- Pesée dynamique pour un affranchissement au plus juste
- Tri des plis par destination
Les différents types de pliage
Les machines de mise sous pli proposent généralement plusieurs options de pliage pour s’adapter aux différents formats de documents et d’enveloppes :
| Type de pli | Description | Utilisation |
|---|---|---|
| Pli simple | Une seule pliure au milieu du document | Documents courts, cartes de vœux |
| Pli roulé (en C) | Deux pliures divisant le document en trois parties égales | Format le plus courant pour les lettres |
| Pli accordéon (en Z) | Deux pliures en sens inverse, formant un Z | Documents plus épais, brochures |
| Pli fenêtre | Combinaison d’un pli simple et d’un pli roulé | Documents longs à insérer dans des enveloppes à fenêtre |
Avantages d’une machine de mise sous pli
L’investissement dans une machine de mise sous pli présente de nombreux avantages pour les entreprises qui gèrent des volumes importants de courrier :
Gain de temps et productivité accrue
Le principal atout d’une machine de mise sous pli est l’automatisation des tâches répétitives liées à la préparation du courrier. Comparé à un traitement manuel, une machine peut :
- Traiter 10 à 100 fois plus d’enveloppes par heure
- Fonctionner en continu sans pauses
- Libérer le personnel pour des tâches à plus forte valeur ajoutée
À titre d’exemple, voici une comparaison des temps de traitement pour 1000 plis :
| Méthode | Temps de traitement | Coût (base 15€/h) |
|---|---|---|
| Manuel | 10 heures | 150€ |
| Machine de bureau | 1 heure | 15€ |
| Machine industrielle | 15 minutes | 3,75€ |
Réduction des coûts
Malgré l’investissement initial, une machine de mise sous pli permet de réaliser des économies substantielles à long terme :
- Réduction de la masse salariale dédiée au traitement du courrier
- Optimisation des formats d’enveloppes pour bénéficier de tarifs postaux avantageux
- Diminution des erreurs et des envois en double, sources de gaspillage
- Affranchissement au plus juste grâce à la pesée dynamique
Une entreprise traitant 5000 plis par mois peut ainsi espérer économiser entre 1000 et 2000€ par an sur ses frais de gestion du courrier.
Amélioration de la qualité et de l’image de marque
L’utilisation d’une machine de mise sous pli contribue à professionnaliser l’image de l’entreprise auprès de ses destinataires :
- Pliage uniforme et soigné des documents
- Positionnement précis dans l’enveloppe
- Fermeture parfaite des enveloppes
- Possibilité d’insertion sélective pour personnaliser les envois
La qualité et la régularité des envois contribuent à valoriser l’image de marque de l’entreprise auprès de ses clients et partenaires.
Confidentialité et sécurité accrues
Les machines de mise sous pli modernes intègrent des fonctionnalités avancées pour garantir l’intégrité et la confidentialité des envois :
- Lecture optique pour vérifier l’adéquation entre le contenu et l’enveloppe
- Détection des doubles pour éviter les envois en double
- Traçabilité des opérations pour un suivi précis
- Gestion des droits d’accès pour sécuriser les données sensibles
Ces fonctionnalités sont particulièrement appréciées dans les secteurs manipulant des données confidentielles (banque, assurance, santé, etc.).
Critères de choix d’une machine de mise sous pli
Le choix d’une machine de mise sous pli doit se faire en fonction de plusieurs critères pour s’assurer de son adéquation avec les besoins spécifiques de l’entreprise :
Volume de courrier à traiter
C’est le critère principal qui déterminera la catégorie de machine adaptée :
- Moins de 1000 plis/mois : machine de bureau
- 1000 à 10 000 plis/mois : machine intermédiaire
- Plus de 10 000 plis/mois : machine industrielle
Il est recommandé de choisir une machine capable de traiter un volume 30% supérieur à vos besoins actuels pour anticiper une éventuelle croissance.
Types de documents à traiter
Les caractéristiques des documents à insérer influencent le choix de la machine :
- Formats : A4, A5, documents personnalisés…
- Grammages : papier fin, cartonné, plastifié…
- Nombre de pages par envoi
- Présence d’encarts ou pièces jointes
Assurez-vous que la machine choisie puisse gérer tous vos types de documents actuels et futurs.
Fonctionnalités souhaitées
Les machines de mise sous pli offrent de nombreuses options. Identifiez celles qui vous sont indispensables :
- Pliage : types de plis proposés
- Insertion sélective : possibilité d’ajouter des encarts selon des critères
- Lecture optique : OMR, BCR, 2D
- Impression : adressage, codes datamatrix
- Affranchissement intégré
- Interface avec votre système d’information
Budget disponible
Le prix d’une machine de mise sous pli varie considérablement selon ses caractéristiques :
| Type de machine | Prix indicatif | Options |
|---|---|---|
| Machine de bureau | 5 000 – 15 000 € | Basiques |
| Machine intermédiaire | 15 000 – 50 000 € | Nombreuses |
| Machine industrielle | 50 000 – 200 000 € | Complètes |
Considérez également les coûts annexes : maintenance, consommables, formation des utilisateurs…
Ergonomie et facilité d’utilisation
Pour une utilisation optimale, la machine doit être facile à prendre en main :
- Interface intuitive, si possible tactile
- Programmation simple des tâches récurrentes
- Changement rapide de configuration
- Accès facile pour le chargement des consommables
- Niveau sonore acceptable pour un usage en open space
Service après-vente et maintenance
Une machine de mise sous pli est un investissement important qui nécessite un suivi régulier.
