L’acquisition d’un photocopieur représente un investissement important pour toute entreprise. Cet article vous guidera à travers les différentes étapes du processus d’achat, en abordant les aspects techniques, financiers et pratiques à prendre en compte.
Les fondamentaux de l’achat d’un photocopieur
Avant de se lancer dans l’achat d’un photocopieur, il est primordial de bien cerner ses besoins et de comprendre les différentes options disponibles sur le marché.
Définir ses besoins
La première étape consiste à évaluer précisément les besoins de votre entreprise. Posez-vous les questions suivantes :
Quel est le volume mensuel d’impressions ?
Avez-vous besoin d’imprimer en couleur ou uniquement en noir et blanc ?
Quels formats de papier utiliserez-vous (A4, A3, etc.) ?
Combien d’utilisateurs utiliseront le photocopieur ?
Quelles fonctionnalités supplémentaires sont nécessaires (scanner, fax, etc.) ?
Photocopieur multifonction vs monofonction
Les photocopieurs modernes sont souvent multifonctions, intégrant des capacités d’impression, de numérisation et parfois de fax. Voici un tableau comparatif :
| Caractéristique | Photocopieur multifonction | Photocopieur monofonction |
|---|---|---|
| Fonctionnalités | Copie, impression, scan, (fax) | Copie uniquement |
| Coût initial | Plus élevé | Moins élevé |
| Encombrement | Un seul appareil pour plusieurs fonctions | Nécessite des appareils séparés pour chaque fonction |
| Adaptabilité | Très polyvalent | Limité à la copie |
Technologie d’impression : laser vs jet d’encre
Le choix entre un photocopieur laser et jet d’encre dépend de plusieurs facteurs. Examinons les avantages et inconvénients de chaque technologie.
Photocopieurs laser
Les photocopieurs laser utilisent une technologie de fusion de toner en poudre sur le papier. Ils sont particulièrement adaptés aux gros volumes d’impression.
Avantages :
Impression rapide
Qualité d’impression élevée, notamment pour le texte
Coût par page généralement plus bas pour les grands volumes
Inconvénients :
Prix d’achat initial plus élevé
Consommation d’énergie plus importante
Moins performants pour l’impression de photos
Photocopieurs jet d’encre
Les photocopieurs jet d’encre projettent de minuscules gouttelettes d’encre sur le papier. Ils sont souvent privilégiés pour les petits volumes ou les impressions nécessitant une haute qualité couleur.
Avantages :
Prix d’achat initial plus abordable
Excellente qualité d’impression pour les photos
Consommation d’énergie plus faible
Inconvénients :
Impression plus lente
Coût par page plus élevé pour les grands volumes
Risque de séchage des têtes d’impression si peu utilisé
Critères techniques à considérer
Lors de l’achat d’un photocopieur, plusieurs critères techniques sont à prendre en compte pour s’assurer que l’appareil répondra à vos besoins.
Vitesse d’impression
La vitesse d’impression se mesure en pages par minute (ppm). Voici un tableau récapitulatif des vitesses courantes :
| Type d’utilisation | Vitesse recommandée | Volume mensuel approximatif |
|---|---|---|
| Petite entreprise ou bureau à domicile | 20-30 ppm | Jusqu’à 3 000 pages |
| Entreprise moyenne | 30-50 ppm | 3 000 à 10 000 pages |
| Grande entreprise | 50+ ppm | Plus de 10 000 pages |
Résolution d’impression
La résolution d’impression, mesurée en points par pouce (dpi), détermine la qualité et la netteté des documents imprimés. Pour la plupart des utilisations professionnelles, une résolution de 600×600 dpi est suffisante. Pour des impressions de haute qualité, notamment pour les photos ou les graphiques détaillés, une résolution de 1200×1200 dpi ou plus peut être nécessaire.
Capacité de papier
La capacité de papier est un facteur important à considérer, surtout pour les entreprises avec un volume d’impression élevé. Un photocopieur avec une grande capacité de papier permet de réduire les interruptions pour le rechargement. Certains modèles offrent la possibilité d’ajouter des bacs supplémentaires pour augmenter la capacité totale.
Options de connectivité
Les photocopieurs modernes offrent diverses options de connectivité pour s’intégrer facilement dans votre environnement de travail :
Connexion réseau Ethernet : permet le partage du photocopieur entre plusieurs utilisateurs sur le réseau local.
Wi-Fi : offre une flexibilité d’installation sans fil.
USB : pour une connexion directe à un ordinateur ou pour l’impression depuis une clé USB.
NFC (Near Field Communication) : permet l’impression directe depuis des appareils mobiles compatibles.
Compatibilité avec les systèmes d’exploitation
Assurez-vous que le photocopieur est compatible avec les systèmes d’exploitation utilisés dans votre entreprise (Windows, macOS, Linux). Certains modèles nécessitent l’installation de pilotes spécifiques pour fonctionner avec des systèmes d’exploitation particuliers.
Considérations financières
L’aspect financier est un élément crucial dans le choix d’un photocopieur. Il faut prendre en compte non seulement le coût initial, mais aussi les coûts de fonctionnement à long terme.
Achat vs location
La décision d’acheter ou de louer un photocopieur dépend de plusieurs facteurs. Voici un tableau comparatif pour vous aider à faire le bon choix :
| Critère | Achat | Location |
|---|---|---|
| Coût initial | Élevé | Faible |
| Propriété de l’équipement | Oui | Non |
| Flexibilité de mise à niveau | Limitée | Élevée |
| Maintenance | À la charge du propriétaire | Souvent incluse dans le contrat |
| Traitement comptable | Immobilisation | Charge d’exploitation |
Coût total de possession
Le coût total de possession (TCO) d’un photocopieur va bien au-delà du prix d’achat initial. Il faut prendre en compte :
Le coût des consommables : toner ou cartouches d’encre, tambours, etc.
Les frais de maintenance : entretien régulier, réparations éventuelles.
La consommation d’énergie : certains modèles sont plus écoénergétiques que d’autres.
Le coût du papier : bien que souvent négligé, il peut représenter une part importante du TCO.
Contrats de maintenance
Les contrats de maintenance peuvent réduire les coûts imprévus liés aux pannes et à l’entretien du photocopieur. Ils incluent généralement :
Les interventions techniques en cas de panne
Le remplacement des pièces usées
La fourniture des consommables (sauf le papier)
Les mises à jour logicielles
Lors de la négociation d’un contrat de maintenance, soyez attentif aux points suivants :
La durée du contrat
Les délais d’intervention garantis
Les exclusions éventuelles
Les conditions de résiliation
Évaluation des fournisseurs
Le choix du fournisseur est tout aussi important que celui du photocopieur lui-même. Un bon fournisseur peut faire la différence en termes de service après-vente et de support technique.
Critères de sélection d’un fournisseur
Voici les principaux critères à prendre en compte lors du choix d’un fournisseur :
Réputation et expérience : recherchez des avis en ligne et demandez des références.
Gamme de produits : un fournisseur proposant une large gamme pourra mieux s’adapter à l’évolution de vos besoins.
Service après-vente : assurez-vous de la disponibilité et de la réactivité du support technique.
Proximité géographique : un fournisseur local peut offrir une assistance plus rapide.
Conditions contractuelles : examinez attentivement les termes des contrats proposés.
Questions à poser aux fournisseurs
Lors de vos échanges avec les fournisseurs potentiels, n’hésitez pas à poser les questions suivantes :
Quels sont les délais de livraison et d’installation ?
Proposez-vous une formation pour l’utilisation du photocopieur ?
Quel est le temps de réponse moyen en cas de panne ?
Quelles sont les modalités de remplacement des consommables ?
Offrez-vous des options de financement ?
Processus d’achat étape par étape
Pour vous aider à structurer votre démarche d’achat, voici un guide détaillé des étapes à suivre :
1. Analyse des besoins
Commencez par évaluer précisément les besoins de votre entreprise en termes de :
Volume d’impression mensuel
Types de documents à imprimer (texte, graphiques, photos)
Formats de papier utilisés
Fonctionnalités requises (copie, impression, numérisation, fax)
Nombre d’utilisateurs
2. Recherche et comparaison
Une fois vos besoins définis :
Faites des recherches en ligne sur les différents modèles disponibles
Comparez les spécifications techniques
Lisez les avis d’utilisateurs et les tests professionnels
Identifiez plusieurs modèles correspondant à vos critères
3. Demande de devis
Contactez plusieurs fournisseurs pour obtenir des devis. Assurez-vous que chaque devis inclut :
Le prix du photocopieur
Les coûts des options et accessoires
Les frais d’installation et de formation
Les conditions du contrat de maintenance (si applicable)
Le coût estimé par page
4. Négociation
N’hésitez pas à négocier avec les fournisseurs. Vous pouvez discuter :
Du prix d’achat ou des conditions de location
Des termes du contrat de maintenance
Des délais de livraison et d’installation
Des options de formation supplémentaires
5. Prise de décision
Pour prendre votre décision finale, considérez :
Le rapport qualité-prix
La fiabilité du fournisseur
Les coûts à long terme (TCO)
La flexibilité et l’évolutivité de la solution
6. Finalisation de l’achat
Une fois votre choix arrêté :
Relisez attentivement tous les documents contractuels
Clarifiez tout point obscur avec le fournisseur
Négociez les derniers détails si nécessaire
Signez le contrat et planifiez l’installation
Optimisation de l’utilisation du photocopieur
Une fois votre photocopieur installé, il est important de l’utiliser de manière optimale pour maximiser votre investissement et réduire les coûts d’exploitation.
Formation des utilisateurs
Une formation adéquate des utilisateurs est essentielle pour tirer le meilleur parti de votre photocopieur. Assurez-vous que tous les employés concernés comprennent :
Les fonctionnalités de base et avancées de l’appareil
Les procédures de résolution des problèmes courants (bourrage papier, remplacement des consommables)
Les bonnes pratiques d’impression pour réduire les coûts et l’impact environnemental
Mise en place de politiques d’impression
Établissez des directives claires pour l’utilisation du photocopieur. Par exemple :
Encouragez l’impression recto-verso par défaut
Limitez l’impression couleur aux documents nécessaires
Promouvez la numérisation plutôt que la copie papier quand c’est possible
Définissez des quotas d’impression par utilisateur ou par service
