L’affranchissement du courrier représente un enjeu majeur pour les entreprises qui envoient régulièrement des lettres et colis. La Poste propose des solutions adaptées aux besoins des professionnels, dont les machines à affranchir. Cet article fait le point sur les différentes options d’affranchissement, leurs avantages et inconvénients, ainsi que les tarifs postaux associés. Découvrez comment optimiser la gestion de votre courrier professionnel et réaliser des économies.
Les machines à affranchir : la solution privilégiée des entreprises
Les machines à affranchir constituent l’option la plus répandue pour les entreprises qui expédient un volume important de courrier. Elles permettent d’imprimer directement les marques d’affranchissement sur les enveloppes ou étiquettes, sans avoir à coller des timbres.
Fonctionnement d’une machine à affranchir
Une machine à affranchir fonctionne de la manière suivante :
- L’utilisateur sélectionne le type d’envoi et le poids du courrier
- La machine calcule automatiquement le montant de l’affranchissement
- Elle imprime la marque d’affranchissement sur l’enveloppe ou une étiquette
- Le montant est déduit du crédit chargé dans la machine
Les machines modernes sont connectées et permettent de télécharger les nouveaux tarifs postaux. Elles offrent également des fonctionnalités avancées comme le pesage différentiel ou l’impression de logos.
Les différents types de machines à affranchir
La Poste propose plusieurs catégories de machines à affranchir adaptées aux besoins des entreprises :
- tpMAc (très petite Machine à Affranchir connectée) : pour les petits volumes jusqu’à 30 plis par jour
- pMAc (petite Machine à Affranchir connectée) : pour les volumes moyens jusqu’à 100 plis par jour
- MAi (Machine à Affranchir intelligente) : pour les gros volumes au-delà de 100 plis quotidiens
Le choix dépend du volume de courrier traité et des fonctionnalités souhaitées. Les modèles les plus perfectionnés permettent de gérer des envois complexes et d’accéder à des tarifs préférentiels.
Avantages des machines à affranchir
L’utilisation d’une machine à affranchir présente de nombreux atouts pour les entreprises :
- Gain de temps : plus besoin de coller des timbres manuellement
- Économies : tarifs postaux réduits par rapport aux timbres classiques
- Maîtrise des dépenses : suivi précis des affranchissements
- Image professionnelle : possibilité d’imprimer le logo de l’entreprise
- Flexibilité : gestion de tous types d’envois (lettres, colis, recommandés)
Pour les entreprises qui expédient régulièrement du courrier, l’investissement dans une machine à affranchir s’avère rapidement rentable.
Les tarifs d’affranchissement pour les professionnels
La Poste propose des tarifs spécifiques pour les envois professionnels affranchis par machine. Ces tarifs sont généralement inférieurs à ceux des timbres grand public.
Tarifs lettre verte et lettre prioritaire
Voici un aperçu des tarifs 2024 pour l’affranchissement des lettres avec une machine :
| Poids | Lettre verte | Lettre prioritaire |
|---|---|---|
| Jusqu’à 20g | 1,16 € | 1,43 € |
| 21g à 100g | 2,13 € | 2,80 € |
| 101g à 250g | 3,67 € | 4,85 € |
La lettre verte, distribuée en 3 jours ouvrés, est la solution la plus économique. La lettre prioritaire, livrée en 1 jour ouvré, convient aux envois urgents.
Tarifs Colissimo pour les professionnels
Pour l’envoi de colis, les tarifs Colissimo entreprise 2024 sont les suivants :
| Poids | France métropolitaine | Outre-mer |
|---|---|---|
| 0-250g | 6,95 € | 11,35 € |
| 251g-500g | 8,10 € | 15,95 € |
| 501g-750g | 9,15 € | 20,25 € |
Ces tarifs s’appliquent aux envois affranchis avec une machine à affranchir. Des réductions supplémentaires sont possibles selon les volumes expédiés.
Tarifs lettre recommandée
Pour les envois nécessitant un suivi et une preuve de dépôt, la lettre recommandée reste incontournable. Voici les tarifs 2024 pour les professionnels :
- R1 (indemnité 16€) : 4,83 €
- R2 (indemnité 153€) : 5,85 €
- R3 (indemnité 458€) : 7,08 €
L’accusé de réception coûte 1,40 € supplémentaire. Ces tarifs s’entendent pour un envoi jusqu’à 20g, au-delà un complément de prix s’applique selon le poids.
Louer ou acheter sa machine à affranchir ?
Lorsqu’une entreprise décide de s’équiper d’une machine à affranchir, elle a le choix entre l’achat et la location. Chaque option présente des avantages et inconvénients qu’il convient d’examiner.
La location de machine à affranchir
La location est la formule la plus répandue, notamment pour les PME. Elle offre plusieurs avantages :
- Souplesse : possibilité de changer de modèle selon l’évolution des besoins
- Maintenance incluse : le fournisseur assure l’entretien et les réparations
- Pas d’investissement initial : les mensualités sont lissées sur la durée du contrat
- Mises à jour automatiques : nouveaux tarifs et fonctionnalités
Les tarifs de location varient selon le type de machine et le volume d’affranchissement :
| Type de machine | Volume mensuel | Tarif location/mois |
|---|---|---|
| tpMAc | Jusqu’à 250€ | 30-60€ |
| pMAc | 250-1500€ | 60-120€ |
| MAi | Plus de 1500€ | 120-300€ |
Ces tarifs sont indicatifs et peuvent varier selon les fournisseurs et les options choisies. Un engagement de 12 à 48 mois est généralement demandé.
L’achat d’une machine à affranchir
L’achat d’une machine à affranchir représente un investissement plus conséquent mais peut s’avérer rentable à long terme pour les gros volumes. Les avantages de l’achat sont :
- Amortissement sur plusieurs années
- Pas de frais mensuels de location
- Liberté de revente ou remplacement
Le coût d’achat varie considérablement selon les modèles :
- tpMAc : 1500-3000€
- pMAc : 3000-6000€
- MAi : 6000-15000€
Il faut également prévoir un contrat de maintenance annuel, généralement autour de 10% du prix d’achat. Les mises à jour logicielles peuvent aussi être facturées.
Quelle solution choisir ?
Le choix entre location et achat dépend de plusieurs facteurs :
- Volume d’affranchissement mensuel
- Durée d’utilisation envisagée
- Capacité d’investissement
- Besoin de flexibilité
Pour les petites structures ou celles dont les besoins évoluent, la location est souvent préférable. L’achat peut se justifier pour les gros volumes stables sur plusieurs années.
Les fournisseurs de machines à affranchir agréés
La Poste a agréé quatre fournisseurs officiels pour la distribution et la location de machines à affranchir en France. Chacun propose une gamme de produits adaptés aux différents besoins des entreprises.
Quadient (ex-Neopost)
Leader du marché, Quadient propose une large gamme de machines à affranchir :
- IS-280 : modèle d’entrée de gamme pour petits volumes
- IN-360 : machine compacte pour volumes moyens
- IN-600 : machine performante pour gros volumes
- IS-6000 : solution haut de gamme pour centres de tri
Quadient met l’accent sur l’innovation avec des fonctionnalités avancées comme le pesage différentiel ou la gestion multi-comptes.
Pitney Bowes
Autre acteur majeur, Pitney Bowes commercialise notamment :
- SendPro C : machine compacte tout-en-un
- DM400c : modèle polyvalent pour PME
- Connect+ 3000 : solution haut de gamme
Les machines Pitney Bowes se distinguent par leur interface tactile intuitive et leurs capacités de personnalisation.
Francotyp-Postalia
Spécialiste allemand, Francotyp-Postalia propose entre autres :
- PostBase Mini : machine ultra-compacte
- PostBase One : modèle modulaire évolutif
- CentorMail MAX : solution industrielle
Francotyp-Postalia met en avant la fiabilité et la robustesse de ses équipements.
Frama
Fabricant suisse, Frama complète l’offre avec des modèles comme :
- Matrix F2 : machine d’entrée de gamme
- Matrix F4 : machine polyvalente
- Matrix F6 : solution haut de gamme
Frama se distingue par le design épuré de ses machines et leur faible encombrement.
Comment choisir son fournisseur ?
Pour sélectionner le meilleur fournisseur, il est recommandé de :
- Comparer les offres de plusieurs distributeurs
- Tester les machines en situation réelle
- Évaluer la qualité du service après-vente
- Vérifier la couverture géographique
- Examiner les conditions contractuelles (durée d’engagement, etc.)
N’hésitez pas à solliciter plusieurs devis personnalisés pour trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins.
Les alternatives aux machines à affranchir
Bien que très répandues, les machines à affranchir ne sont pas la seule solution pour gérer l’affranchissement professionnel. D’autres options existent, parfois mieux adaptées à certains profils d’entreprises.
L’affranchissement en ligne
La Poste propose un service d’affranchissement en ligne appelé MonTimbrenLigne Pro. Il permet de :
- Créer et imprimer ses timbres depuis un ordinateur
- Personnaliser les visuels avec son logo
- Gérer plusieurs comptes utilisateurs
- Accéder à des tarifs préférentiels
Cette solution convient particulièrement aux petites structures ou aux entreprises avec des volumes variables. Elle ne nécessite aucun investissement matériel.
