Le barème kilométrique est un outil fiscal crucial pour les entreprises dont les salariés ou dirigeants utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Il permet de déterminer le montant des indemnités kilométriques qui peuvent être versées en franchise d’impôts et de cotisations sociales. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur le barème kilométrique 2024 : son fonctionnement, les montants applicables, les conditions à respecter et les avantages qu’il procure.
Qu’est-ce que le barème kilométrique ?
Le barème kilométrique est une grille de calcul définie chaque année par l’administration fiscale. Il sert à évaluer forfaitairement le montant des frais engagés par un salarié ou un dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de son activité professionnelle. Ce barème tient compte de plusieurs paramètres :
- Le type de véhicule utilisé (voiture, moto, scooter…)
- La puissance fiscale du véhicule (en chevaux fiscaux pour les voitures)
- La distance parcourue au cours de l’année
En utilisant le barème kilométrique, l’entreprise peut rembourser au salarié ou dirigeant ses frais de déplacement selon un montant forfaitaire, sans avoir à justifier des dépenses réelles (carburant, entretien, assurance…). Si le montant des indemnités versées ne dépasse pas celui calculé avec le barème fiscal, ces sommes sont exonérées d’impôts et de cotisations sociales.
Quels sont les véhicules concernés par le barème kilométrique ?
Le barème kilométrique s’applique à différentes catégories de véhicules :
Voitures
Pour les voitures, le barème prend en compte leur puissance fiscale, exprimée en chevaux fiscaux (CV). Les montants sont différents selon que le véhicule a une puissance inférieure ou égale à 3CV, 4CV, 5CV, 6CV ou 7CV et plus.
Motos et scooters
Pour les deux-roues motorisés, la puissance prise en compte est la cylindrée, qui permet de distinguer les motos des cyclomoteurs :
- Motos (cylindrée supérieure à 50 cm3) : le barème est différent selon que la moto a une puissance inférieure ou égale à 3CV, comprise entre 3 et 5CV, ou supérieure à 5CV.
- Cyclomoteurs et scooters (cylindrée inférieure à 50 cm3) : un barème unique est prévu.
Véhicules électriques
Les véhicules électriques bénéficient d’un barème majoré de 20% par rapport aux véhicules thermiques. Cette majoration vise à encourager l’usage de ces véhicules plus écologiques.
Quels sont les montants du barème kilométrique 2024 ?
Les montants du barème kilométrique sont fixés par l’administration fiscale au début de chaque année. Voici les barèmes applicables, identiques à ceux de 2023.
Barème kilométrique pour les voitures
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1515 | d x 0,470 |
d = distance parcourue à titre professionnel en km
Barème kilométrique pour les deux-roues motorisés
| Type de véhicule | Puissance fiscale | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|---|
| Moto | 1 ou 2 CV | d x 0,395 | (d x 0,099) + 891 | d x 0,248 |
| 3, 4 ou 5 CV | d x 0,468 | (d x 0,082) + 1158 | d x 0,275 | |
| Plus de 5 CV | d x 0,606 | (d x 0,079) + 1583 | d x 0,343 | |
| Cyclomoteur, scooter | Moins de 50 cm3 | d x 0,315 | (d x 0,079) + 711 | d x 0,198 |
Comment calculer les indemnités kilométriques avec le barème ?
Pour déterminer le montant des indemnités kilométriques pouvant être versées en franchise d’impôts et de cotisations, il faut :
- Déterminer la puissance fiscale du véhicule utilisé et son type (voiture, moto, scooter)
- Calculer la distance totale parcourue à titre professionnel pendant l’année
- Consulter le barème correspondant au type de véhicule et à sa puissance
- Appliquer la formule indiquée en fonction de la tranche kilométrique
Par exemple, pour une voiture de 6 CV ayant parcouru 8 000 km :
- 8 000 km se situent dans la tranche « de 5 001 à 20 000 km » pour une 6 CV
- La formule à appliquer est « (d x 0,374) + 1457 »
- Soit (8 000 x 0,374) + 1457 = 4 449 €
L’entreprise pourra donc rembourser jusqu’à 4 449 € au salarié en exonération d’impôts et cotisations. Si l’indemnité versée est supérieure, le surplus sera soumis à cotisations.
Barème kilométrique ou frais réels : que choisir ?
L’utilisation du barème kilométrique n’est pas obligatoire. L’entreprise conserve la possibilité de rembourser les frais de déplacement pour leur montant réel, sur présentation des justificatifs par le salarié. Plusieurs éléments sont alors à prendre en compte :
Avantages du barème kilométrique
- Simplicité d’utilisation
- Dispense de justificatifs détaillés des frais
- Exonération d’impôts et cotisations si le montant est respecté
Inconvénients du barème kilométrique
- Montants forfaitaires qui peuvent être inférieurs aux frais réels
- Obligation de justifier le kilométrage professionnel parcouru
Avantages des frais réels
- Remboursement de la totalité des dépenses engagées
- Prise en compte des frais non couverts par le barème (péages, parking…)
Inconvénients des frais réels
- Nécessité de conserver et présenter l’ensemble des justificatifs
- Réintégration des sommes dans l’assiette fiscale et sociale si les dépenses sont jugées excessives par l’administration
Le choix entre barème et frais réels doit donc se faire au cas par cas, en fonction du type de véhicule, des distances parcourues, de la nature des dépenses et de la capacité à les justifier. En cas de doute, il peut être judicieux de simuler les deux options pour déterminer la plus avantageuse.
Quelles sont les conditions à respecter pour appliquer le barème kilométrique ?
Pour pouvoir utiliser le barème kilométrique, plusieurs conditions doivent être remplies :
Véhicule concerné
Le barème s’applique uniquement aux véhicules possédés ou loués par le salarié ou le dirigeant. Les véhicules de l’entreprise en sont exclus.
Justification des déplacements
L’entreprise doit être en mesure de justifier la réalité et le caractère professionnel des déplacements effectués avec le véhicule personnel. En pratique, il est recommandé d’établir un relevé de frais professionnels indiquant :
- La date du déplacement
- Le motif du déplacement (rendez-vous client, chantier…)
- Le nombre de kilomètres parcourus
- Le montant de l’indemnité kilométrique (calculé avec le barème)
Ce relevé pourra être réclamé par l’URSSAF ou l’administration fiscale en cas de contrôle.
Conservation des justificatifs
Même si elle applique le barème kilométrique, l’entreprise doit conserver certaines pièces justificatives :
- Relevés de frais professionnels établis pour les déplacements
- Factures liées au véhicule (carburant, entretien, assurance…) permettant d’attester de son utilisation
- Copie de la carte grise (nécessaire en cas de contrôle pour vérifier la puissance fiscale)
Ces documents doivent être conservés pendant au moins 3 ans.
Respect des montants du barème
Pour bénéficier de l’exonération sociale et fiscale, l’indemnité versée ne doit pas excéder le montant calculé avec le barème.
A noter : Si l’employeur rembourse les frais pour un montant supérieur au barème, il peut tout de même appliquer l’exonération dans la limite du barème. Le surplus sera alors soumis à cotisations et à impôt.
Quel est le traitement fiscal et social des indemnités kilométriques ?
Lorsque l’entreprise utilise le barème kilométrique et respecte les conditions qui y sont liées, les indemnités versées bénéficient d’un régime social et fiscal de faveur.
Exonération d’impôt sur le revenu
Pour le salarié qui perçoit des indemnités kilométriques calculées avec le barème fiscal, ces sommes sont exonérées d’impôt sur le revenu. Elles n’ont pas à être déclarées sur sa déclaration de revenus.
Exonération de cotisations sociales
Les indemnités kilométriques calculées selon le barème de l’administration sont également exonérées de cotisations sociales, dans la limite du montant calculé. Cela signifie qu’elles n’entrent pas dans l’assiette des cotisations sociales et n’ont donc pas à être soumises à ces prélèvements.
Déductibilité pour l’entreprise
Pour l’entreprise, les indemnités kilométriques versées constituent une charge déductible du résultat fiscal. Elles viennent donc en diminution.
